数字化一般是指利用新一代信息技术，包括云计算、大数据、AI、物联网等，实现生产、运营、管理、营销和服务全面的数字化，借此推动业务模式重构、管理模式变革、商业模式创新与企业核心能力的提升，包括内部打通、全流程、各环节数据采集、传输和共享支撑、敏捷生产、动态维护、经营管理、实时监控、高效决策，对外则改善用户的体验支撑、远程维护、构建产业生态等。
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档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
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所谓智慧档案，是依托大数据、物联网、云计算、人工智能、5G等信息技术，以智慧档案管理服务平台和各行业智慧应用为载体，以高价值数据汇聚、治理与应用为内容，以实现高效便捷、立体多元、智慧精准的服务为目标，围绕新时代新征程档案工作存史资政育人重要作用，实现全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑的档案工作组织、建设、运行和管理新模式。从定位上来看，第一，智慧档案是一个全新战略，它不仅仅是档案信息化工作的一项任务，更是档案行业迎接数字时代，衔接数字经济、数字社会、数字政府建设，匹配和助力智慧业态发展，推动档案工作实现转型升级的全新系统性、策略性安排。第二，智慧档案是一个全新模式，它不是运用新技术对档案工作的简单复刻，而是通过数据化、网络化、智能化、智慧化方式对档案工作的组织、建设、运行和管理进行系统化改造，建立适合新时代新征程的档案工作新模式。第三，智慧档案是一个全新阶段，它不是对既有档案信息化工作的简单升级，而是以新理念、新技术、新内容为支撑的档案信息化发展新阶段，是档案信息化的3.0版、档案事业发展的升级版。第四，智慧档案是一个全新架构，它不是对数字档案馆(室)建设的简单改造，而是植根于数字政府、智慧政务，与全社会信息化工作和智慧建设广泛结合、高度融合、深度嵌合，以智慧管理、智慧治理、智慧服务、智慧决策等为导向的档案事业发展新架构。
随着数字中国战略的提出，档案数字化成为数字中国建设的基础性资源和力量。《DAT 52-2014 档案数字化光盘标识规范》对数字化和档案数字化分别作出了明确的定义：数字化是指用计算机技术将模拟信息转换为数字信息的处理过程;档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式(录音带、录像带)的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。预计2023年我国档案数字化行业市场规模将突破70.0亿元。
目前，根据中研产业研究院发布的研究分析，
发展数字经济是国家倡导的未来新趋势，也是推动企业高质量发展的新抓手。随着信息时代的到来，大数据、区块链、人工智能等先进技术越来越多地应用于文档和档案管理，从纸质到电子，档案管理也发生了翻天覆地的变化。
智慧档案建设作为一项系统工程，既需要宏观把握、全面实施，又需要快速找到切入点、突破口，将构想和思路由点到面、循序渐进变为现实。智慧档案馆(室)是建构在智慧档案框架下的新概念，是在继承数字档案馆(室)架构设计、组织模式、建设方法基础上，为档案机构如何在智慧档案战略发展中准确定位、加强自身建设并实现价值提供的实施方法和路径，是目前推进智慧档案建设理想的着力点和突破口。
随着“互联网+政务服务”的深入推进，各地区各部门依托全国一体化政务服务平台推进各类政务服务事项在线办理，在方便企业和群众办事创业的同时，也形成了大量的政务服务电子文件。这些电子文件是国家信息资源的重要组成部分，具有重要凭证和长久查考价值，将其纳入档案体系管理，推动其按照《中华人民共和国档案法》等要求，以电子形式作为凭证使用，对于服务社会治理、优化政务服务、开展行业监管等具有重要意义。但同时，政务服务电子文件归档和电子档案管理工作较为复杂，业务环节多、面广量大，特别是在政务服务“供给侧”，由于政务服务标准不统一、线上线下服务不协同、数据共享不充分、数字化水平不平衡等问题，一定程度上制约了电子档案归档与应用。
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